Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc bắt kịp và áp dụng công nghệ để cạnh tranh và giành chiến thắng trong cuộc đua chinh phục khách hàng là điều cần thiết. Nhiều công ty, doanh nghiệp đã tận dụng điểm mạnh đó để phát triển một công cụ giúp các hoạt động kinh doanh của mình hiệu quả hơn, đột phá doanh thu nhiều hơn. Không gì khác chính là TỔNG ĐÀI ẢO – công cụ liên lạc dành cho đội ngũ sales hay giữa nhân viên nội bộ trở nên dễ dàng hơn. Nếu không có tổng đài, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ bị giảm đi đáng kể vì tiêu hao nhiều thời gian trong các cuộc gọi. 

Tuy nhiên, vẫn có một số nơi tỏ ra chưa hứng thú với việc áp dụng những thay đổi công nghệ vào doanh nghiệp mình. Để thay đổi suy nghĩ ấy, bài viết này sẽ phân tích những lý do tại sao cần phải thay thế tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo cho đội ngũ sales. 

Tổng đài ảo là gì?

Dịch vụ tổng đài ảo (Cloudfone) là hệ thống hoạt động tương tự như tổng đài truyền thống nhưng hệ thống cơ sở dữ liệu và hạ tầng phức tạp được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây kết hợp cùng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol). Từ đó, doanh nghiệp và khách hàng có thể dễ dàng truy cập, tương tác, kết nối với nhau bằng bất kỳ thiết bị nào được kết nối với Internet. 

Tổng đài ảo được tích hợp với những tính năng vượt trội như: bảo mật, không giới hạn cuộc gọi đồng thời, hiển thị tên Khách hàng, gán đầu số máy cho nhân viên, hiển thị lịch sử cuộc gọi, ghi âm…. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa chi phí nhân sự, thời gian liên lạc với khách hàng (tiết kiệm đến %0% chi phí cước điện thoại hàng tháng).

Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

Nguồn: Econet

Lợi ích của tổng đài ảo

  • Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần phải trang bị một hệ thống tổng đài vật lý vì mọi công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp. 
  • Ghi âm cuộc gọi: Những cuộc gọi của nhân viên sales với khách hàng sẽ được ghi âm lại toàn bộ. Tiện ích này giúp cho việc chăm sóc khách hàng cũng như kiểm tra quá trình nhân viên tư vấn, những phản hồi từ khách hàng được tốt hơn. 
  • Dễ dàng nâng cấp mở rộng: Tổng đài ảo không phức tạp như mọi người thường nghĩ. Nếu doanh nghiệp có thêm nhân sự mới, chi nhánh mới thì việc mở rộng rất đơn giản và dễ dàng dù không cần sự hỗ trợ từ nhân viên IT. 
  •  Kết nối phần mềm: Cung cấp API kết nối đến website và phần mềm chăm sóc khách hàng CRM/ERP…
  • Trang quản trị chuyên nghiệp: khi hệ thống tổng đài ảo được kết nối với các phần mềm quản lý, các nhà quản trị có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua các báo cáo nhiệm vụ, các giao dịch thông qua các bản ghi âm, thống kê số lượng cuộc gọi ra/vào…. 

Vậy phần mềm CRM kết hợp tổng đài ảo giúp nhân viên Sales như thế nào?

1. Thêm liên hệ ngay trên giao diện của Sales

Nhập thông tin khách hàng chưa có một cách nhanh chóng

Ngay khi nhận được thông tin liên hệ với khách hàng, nhân viên sales sẽ dễ dàng nhập dữ liệu cần thiết vào phần pop-up hiển thị ngay trên giao diện của mình. Những thông tin đó sẽ được lưu trữ và hiển thị trên hệ thống CRM giúp nhân viên sales có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin khách hàng, lịch sử làm việc trước đó với khách hàng (lịch sử cuộc gọi, sử dụng dịch vụ và các thông tin liên quan khác.) 

2. Ghi âm và lưu trữ thông tin cuộc gọi 

Lịch sử liên hệ với khách hàng được thống kê đầy đủ

Lịch sử cuộc gọi là một trong những tính năng cơ bản trong CRM. Tính năng này có thể giúp nhân viên sales phân loại được khách hàng thông qua một số đặc điểm sau:

  • Xác nhận khách hàng qua số điện thoại, giúp loại bỏ các data rác, số điện thoại bị sai, không tồn tại.
  • Khách hàng có quan tâm đến sản phẩm thông qua việc xác nhận số điện  thoại qua các kênh truyền thông (popup trên website, chat bot…)
  • Khách hàng tiềm năng thông qua tần suất các cuộc gọi đến – đi giữa nhân viên sales và khách hàng. 

Tính năng lưu trữ lịch sử cuộc gọi còn là cơ sở đánh giá nhân viên sales một cách trực quan qua việc báo cáo, thống kê cuộc gọi trên CRM. 

Hệ thống CRM còn hỗ trợ tích hợp với tổng đài lưu trữ các file ghi âm nội dung cuộc gọi và quản lý file ghi âm để có thể nghe lại nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Thêm vào đó, phần mềm CRM còn giúp đỡ nhân viên sales có thể ghi chú nhanh các thông tin ngay khi nghe điện thoại đồng thời tra các thông tin cần trao đổi với khách hàng ngay tại 1 màn hình. 

Khi thông tin từ khách hàng mới, nhân viên có thể ghi chú lại thông tin nhanh chóng

3. “Click-to-call” trực tiếp trên phần mềm:

Click to call” trực tiếp trên phần mềm

Ngay tại màn hình Liên hệ (khi đã lưu trữ thông tin khách hàng), hệ thống CRM cho phép “Click-to-Call” trực tiếp từ phần mềm giúp nhân viên chăm sóc khách hàng không còn phải bấm số khi thực hiện cuộc gọi mà chỉ cần nhấp chuột trực tiếp và thông tin liên hệ của khách hàng cần gọi. Khi đó tổng đài ảo sẽ tự động kết nối cuộc gọi tới số điện thoại của khách hàng cần gọi đó. 

4. Báo cáo cuộc gọi

Báo cáo tổng quan cuộc gọi thành công theo thời gian

Một tính năng ăn điểm được các nhà quản lý yêu thích là phần mềm CRM tự động tổng hợp các cuộc gọi, số giờ cũng như tỷ lệ cuộc gọi thành công của nhân viên sales. Các chỉ số sẽ được hiển thị theo thứ tự tăng dần để từ đó các nhà quản lý sẽ thấy được điểm cần cải thiện trong quá trình thực hiện cuộc gọi với khách hàng. 

Kết luận 

Qua bài viết trên, hẳn các CEO đã hiểu được tầm quan trọng trong việc lắp đặt hệ thống tổng đài ảo cho đội ngũ sales quan trọng như thế nào. Hãy tìm kiếm phần mềm CRM có tích hợp tổng đài ảo để nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng của nhân viên sales và đột phá doanh thu hiệu quả. 

Qua đây, các bạn có thể tham khảo phần mềm Onsales CRM. Phần mềm được thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, là giải pháp doanh nghiệp quản trị tập trung, hiệu quả và đột phá trong doanh thu. Với lợi thế cạnh tranh về giá và đáp ứng đầy đủ những tính năng như quản lý khách hàng; tạo và lưu trữ thông tin liên hệ dễ dàng; tăng tỷ lệ chuyển đổi từ lead lên khách hàng. Thêm vào đó, phần mềm còn tích hợp giải pháp cloudfone, SMS và email MKT giúp sales có thể gọi và chăm sóc khách hàng dễ dàng, thuận tiện. Onsales CRM sẽ là một lựa chọn thích hợp cho doanh nghiệp của bạn. 

Ngoài ra, công cụ Onsales CRM còn có bản dùng thử miễn phí cùng nhiều ưu đãi khác. Hãy trải nghiệm và khám phá công cụ quản trị kinh doanh hàng đầu Việt Nam tại website Onsales CRM

Tài liệu tham khảo: