Chỉ 30% nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc cho nhân viên. Và chỉ 1/3 số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt.

Điều này đồng nghĩa với chỉ 1/10 các nhà lãnh đạo thực sự biết cách giao việc cho nhân viên.”

(Theo John Hunt, giáo sư trường Kinh tế London)

Bạn có thấy mình đang gặp trường hợp như thế không?

Nếu bạn thấy đây chính là khó khăn mà bạn đang gặp phải, hãy thử áp dụng lời giải được phân tích dưới bài blog này.

Nếu bạn đã tự tin với kỹ năng giao việc cho nhân viên thì cũng đừng vội bỏ qua. Bạn có thể biết tới nhiều phương pháp hay khác để giải bài toán.

KPI là gì? Tại sao cần KPI?

KPI hay còn được gọi là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân. 

Về mục đích, việc sử dụng KPI cho các hoạt động quản lý có thể hỗ trợ doanh nghiệp nói chung và các nhân viên nói riêng như sau:

  • Đảm bảo nhân viên thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí, chức danh. 
  • Các chỉ số được đánh giá qua các bản báo cáo realtime, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá quá trình chốt sales. 
  • Khi áp dụng các chỉ số KPI sẽ giúp đánh giá trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể và hiệu quả hơn.
  • Việc sử dụng KPI còn giúp nhân viên cải thiện những thiếu sót của mình trong quá trình bán hàng, sáng tạo hơn và giúp người quản lý dễ dàng theo dõi quá trình chốt sales của nhân viên.  

Phương pháp thiết lập và triển khai hệ thống KPI cho nhân viên sales

Bước 1: Xác định người xây dựng KPI

Có 2 đối tượng chính:

  • Các trưởng bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp đứng ra xây dựng hệ thống KPI cho mình. Trong đó, đội ngũ quản trị nhân lực đồng thời hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI xây dựng đúng quy tắc. 
  • Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xây dựng những bộ KPI cho từng phòng/ban/bộ phận. Phương pháp này tuy giúp đảm bảo tính khách quan, khoa học nhưng về các chỉ số KPI có thể không thực tế, không thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận/phòng/ban. Vì vậy, sau khi xây dựng hệ thống KPI, các bộ phận chức năng cần thẩm định, đánh giá kỹ càng. 

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Việc xây dựng KPI đòi hỏi việc phải đảm bảo chúng gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể mà phòng ban hoặc doanh nghiệp đề ra.

Khi các chỉ số KPI đã được thống nhất với mục tiêu đề ra, hãy áp dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:

S     –     Specific: Mục tiêu cụ thể

M    –     Measurable: Mục tiêu đo lường được

A     –     Attainable: Mục tiêu có thể đạt được

R     –     Relevant: Mục tiêu thực tế

T     –     Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Thêm vào đó, cần lưu ý khi các chỉ số hiệu suất được lựa chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy theo loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, hoạt động bán hàng của mỗi nhân viên và KPI chung của phòng ban. Điển hình như KPI thường được sử dụng để đo lường đơn vị bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng,… 

KPI thường được sử dụng để đo lường đơn vị bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng,… 

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Việc áp dụng các đánh giá vào mức độ hoàn thành KPI được diễn sau khi các công việc được phân chia rõ ràng, các quản lý sẽ dễ dàng theo dõi và đánh giá phần việc của từng nhân viên sales. 

Thông thường, KPI sẽ được chia thành 3 nhóm chính:

 Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.

Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Báo cáo hiệu suất làm việc của từng nhân viên

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ dựa vào những tiêu chí đó để xác định mức lương thưởng nhất định. Tuy nhiên việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp các ý kiến từ các nhà quản trị cấp cao, trưởng phòng/ban và nhân viên. 

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPI được đánh giá và điều chỉnh dựa theo thời gian. Trước hết, xem xét hệ thống KPI có phù hợp và đem lại kết quả tích cực không. Việc theo dõi này có thể mất vài tháng đầu để chỉnh lý mọi thứ cho đến khi đạt được mới tối ưu. Tuy nhiên, một khi đã các định được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

Kết luận

Việc quản lý nhân viên sales theo KPI tuy mới đầu có thể gặp một số khó khăn nhưng khi các nhà quản lý có thể đánh giá giai đoạn nào cần được điều chỉnh hay hệ thống KPI nào hợp với doanh nghiệp mình hơn. Đây là một phương pháp hữu hiệu đã được kiểm chứng ở nhiều doanh nghiệp và thực tế còn nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng phương pháp này. Hãy hiểu và áp dụng KPI cho nhân viên sales của bạn.  

Qua đây, các bạn có thể tham khảo thêm phần mềm Onsales CRM. Phần mềm được thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, là giải pháp doanh nghiệp quản trị tập trung, hiệu quả và đột phá trong doanh thu. Ngoài những lợi thế cạnh tranh về giá và đầy đủ những tính năng cần thiết như quản lý khách hàng, quy trình bán hàng trực quan, báo cáo và thực hiện cuộc gọi… Onsales còn có những tính năng như thiết lập, quản lý và báo cáo KPI của nhân viên giúp dễ dàng giám sát hiệu suất công việc và cải thiện năng lực sales của nhân viên.

Ngoài ra, công cụ Onsales CRM còn có bản dùng thử miễn phí cùng nhiều ưu đãi khác. Hãy trải nghiệm và khám phá công cụ quản trị kinh doanh hàng đầu Việt Nam tại website Onsales CRM