Nền kinh tế đang trong giai đoạn 4.0 và tiếp thị kỹ thuật số trở nên ngày càng phát triển. Khi đó việc quản lý dữ liệu  trở thành một yếu tố không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị trực tuyến hiệu quả. Một dữ liệu rõ ràng, chất lượng và đáng tin cậy sẽ mang đến cho bạn một tầm nhìn sâu sắc về dữ liệu khách hàng, và những phân tích hành vi mua hàng sẽ giúp bạn xây dựng một chiến dịch tiếp thị tìm kiếm khách hàng tiềm năng và biến họ trở thành khách hàng của mình.  

Để đảm bảo chất lượng dữ liệu khách hàng, cùng tham khảo 7 phương pháp quản lý dữ liệu hiệu quả, đã và đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong hoạt động tổ chức của mình. 

1. Vạch ra những mục tiêu kinh doanh trong tương lai

Nguyên tắc đầu tiên để quản lý dữ liệu khách hàng tốt đó là đừng vội nhảy thẳng vào mục tiêu cuối cùng của mình. Thay vào đó, hãy bắt đầu từ những bước nhỏ hơn bằng cách phác thảo chính xác những điều bạn muốn làm với dữ liệu của công ty bạn. Phương pháp này sẽ giúp bạn hiểu rõ những dữ liệu nào liên quan đến mục tiêu mà bạn đã đề ra, từ đó đảm bảo phần mềm CRM của bạn sẽ không bị quá tải và lộn xộn như trước. 

quản lý thông tin khách hàng

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp phải tình trạng lưu trữ quá nhiều dữ liệu mà thậm chí họ còn không sử dụng đến. Bằng việc chỉ giữ những thông tin tốt, bạn sẽ dễ dàng quản lý được nguồn dữ liệu khách hàng hơn. 

Một số ví dụ về mục tiêu doanh nghiệp của bạn có thể có:

  • Cải thiện việc ra quyết định
  • Tạo/cải thiện tự động hóa và các quy trình
  • Khách hàng tiềm năng/tạo hồ sơ người mua
  • Phân tích hành vi/mô hình mua hàng
  • Đào tạo đội ngũ bán hàng và tiếp thị về sử dụng dữ liệu

Còn có rất nhiều mục tiêu mà bạn có thể tự vạch ra để phù hợp với nguồn dữ liệu của mình. Những thông tin này sẽ giúp bạn điều chỉnh các quy trình quản lý dữ liệu tốt hơn thay vì phải đương đầu với hàng tấn thông tin không liên quan đến nhu cầu của công ty bạn.

2. Ưu tiên bảo vệ dữ liệu và bảo mật

Phương pháp thứ hai đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo công ty của bạn không trở thành nạn nhân của đánh cắp dữ liệu và gây nguy hiểm cho toàn bộ thông tin khách hàng của bạn. Nếu chúng tôi đã học được gì từ Facebook, thì đó là các khách hàng không hề muốn những nguồn không xác định truy cập vào tài khoản cá nhân của họ. Việc bảo mật dữ liệu là ưu tiên số một khi nói đến phương pháp quản lý dữ liệu khách hàng của bạn. 

Việc sử dụng phần mềm CRM toàn diện sẽ giúp các dữ liệu khách hàng được bảo vệ an toàn và khi bạn tuân thủ các Luật về bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) cũng sẽ giúp cải thiện khả năng bảo mật dữ liệu của bạn. Giao trách nhiệm cho đúng người và đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn biết cách xử lý dữ liệu liên quan đến công việc của họ. 

Cuối cùng, hãy kết hợp những kế hoạch hoặc khóa học khác để đề phòng gặp trường hợp xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu. Sẽ rất tốt khi công ty bạn không gặp phải vấn đề này nhưng có phương pháp xử lý vẫn tốt hơn để đề phòng mọi trường hợp có thể xảy ra. 

3. Tập trung vào những dữ liệu chất lượng

Mặc dù, chúng ta đã biết ở bước đầu, giới hạn nguồn dữ liệu là một phương pháp tuyệt vời để cải thiện chất lượng, nhưng còn nhiều bước cần thực hiện để đảm bảo nguồn dữ liệu mà công ty bạn đang thu thập sạch sẽ và đáng tin cậy. 

Đầu tiên, dữ liệu cần được kiểm tra tính chính xác thường xuyên vì thông tin khách hàng rất dễ trở nên bị lỗi thời và không còn phù hợp với chiến lược bán hàng của bạn nữa. Chính vì vậy, cần sắp xếp và loại bỏ những dữ liệu đó từ phần mềm quản lý của bạn để tránh bị việc tự động hóa, phân tích và những quy trình khác bị ảnh hưởng năng suất không hiệu quả. Những thông tin đó cần được thanh lọc khỏi phần mềm quản lý dữ liệu của bạn 

Một cách nữa cho việc đảm bảo chất lượng nguồn dữ liệu là đào tạo nhân viên của bạn về cách tiếp cận thông tin cũng như tổng hợp những nguồn dữ liệu đầu vào. Các công cụ quản lý CRM hoạt động theo lập trình có sẵn, nên nếu bạn có một nhóm hoạt động lập trình các bước tự động hóa này hoặc có trường hợp phải nhập tay các dữ liệu đó thì việc đào tạo là rất quan trọng. Việc này sẽ giúp đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác hơn, đồng thời ngăn chặn những vấn đề phát sinh. 

Hãy đảm bảo chắc chắn dữ liệu của bạn được kiểm tra và thanh lọc cẩn thận trước khi dùng trong bất cứ bài phân tích hoặc báo cáo nào để nâng cao tính chính xác của số liệu. Hãy đặt chất lượng nguồn dữ liệu lên hàng đầu (theo sát việc bảo mật thông tin) sẽ giúp mọi khía cạnh thông tin của bạn sạch và đáng tin cậy. 

4. Giảm thiểu những dữ liệu trùng lặp

Việc gặp phải những dữ liệu khách hàng hoặc lead trùng nhau rất dễ xảy ra ở bất kỳ doanh nghiệp nào cho nên bạn cần có những giải pháp để xử lý dữ liệu dư thừa đó. Cụ thể hơn, nếu một lead xuất hiện trùng lặp trong 2 sự kiện ưu đãi hoặc khách hàng tiến hành một giao dịch khác, thì hãy đảm bảo bên bạn có những quy trình tránh những dữ liệu lặp trong phần mềm quản lý của mình.

Có nhiều doanh nghiệp khi mới sử dụng phần mềm CRM sẽ không nghĩ đến điều này, nhưng yếu tố này lại rất quan trọng khi muốn lập một hệ thống cho phép dữ liệu tự động cập nhật hay thay đổi khi khách hàng mua hàng nhiều lần hoặc trả lại hóa đơn. Xây dựng các biện pháp phòng ngừa cũng là một cách hay để giữ cho nguồn dữ liệu của bạn luôn sạch. 

5. Đảm bảo nguồn dữ liệu truy cập dễ dàng

Có một ranh giới giữa việc bảo mật và dễ dàng truy cập kho dữ liệu của bạn. Đó là khi bạn không muốn ai đó ngoài nhân viên của bạn tiếp cận nguồn dữ liệu khách hàng, nhưng bạn không muốn đặt quyền truy cập đối với những nhân viên có nhiệm vụ liên quan. 

Đây là một ý kiến thông minh khi bạn muốn thiết lập đăng nhập và cho phép truy cập đối cho những ai có nhu cầu về nguồn dữ liệu cụ thể. Giám đốc điều hành hoặc trưởng nhóm sẽ là những thành phần cần cung cấp nhiều dữ liệu khách hàng hơn nhóm phân tích hoặc đại diện bên bán hàng khi họ chỉ cần sử dụng những nhóm dữ liệu cụ thể hơn. Việc thiết lập các chế độ bảo mật khác nhau sẽ giúp nhân viên của bạn dễ dàng lấy được những thông tin cần thiết hơn là cố gắng đặt ra những quy tắc và quyền hạn có thể gây ra sự cố hoặc hạn chế quá một số trường hợp.   

6. Xây dựng chiến lược phục hồi nguồn dữ liệu

Trong quá trình làm việc, những sự cố, tai nạn là một điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, việc có những chiến lược phục hồi tại chỗ nguồn dữ liệu là cực kì thiết yếu. Mất tương tác với nguồn khách hàng là cực kỳ bất lợi đối với những chiến lược marketing, tự động hóa tiếp thị và chiến lược bán hàng của bạn. Nếu có ai đó nhỡ làm mất đi nguồn dữ liệu đó, hoặc nếu tài khoản của bạn bị khóa lại bằng một cách nào đấy, hay nếu CRM hoặc phần mềm quản lý dữ liệu bị hỏng, bạn sẽ rất cần một phương án dự phòng hoặc kế hoạch khôi phục dữ liệu tại chỗ.

Tìm ra những giải pháp tốt sẽ rất có ích đối với doanh nghiệp của bạn. Hãy thử thường xuyên xuất file dữ liệu của bạn ra để giữ một file tổng hợp ở ổ cứng hoặc tải nó lên những ứng dụng cloud như Google Drive hay Dropbox. Thêm vào đó, phòng trường hợp bạn bị khóa tài khoản, hãy đảm bảo bạn có quyền bảo mật tại chỗ. Tạo bảo sao lưu tất cả dữ liệu khách hàng của bạn sẽ giúp bạn phục hồi lại nhanh chóng và dễ dàng nếu gặp phải bất cứ trường hợp nào. 

7. Trang bị một phần mềm CRM quản lý dữ liệu phù hợp

Tìm kiếm phần mềm phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn là một bước quan trọng trong quá trình quản lý dữ liệu khách hàng. Đầu tư vào một phần mềm tương thích sẽ gây nên những vấn đề nghiêm trọng. Nó quá khó hiểu cho đội ngũ nhân viên của bạn hay nó quá lớn đối với nhu cầu mà công ty bạn cần (có những công ty quản lý phần mềm chỉ tập trung khách hàng vào những doanh nghiệp hơn là cung cấp cho những công ty có hình thức khác), hoặc phần mềm không đủ an toàn để bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng. Các lựa chọn phần mềm rất đa dạng nên bạn sẽ dễ dàng tìm thấy phần mềm nào phù hợp với mình.

Bạn muốn tìm một nền tảng lưu trữ dữ liệu khách hàng cung cấp cái nhìn rõ hơn về lượng leads cũng như thông tin khách tin, và giúp thu hút khách hàng một cách chính xác và kịp thời. Khi đó, nền tảng dữ liệu của bạn phải hỗ trợ tự động cập nhật và lọc bỏ dữ liệu để công việc của đội ngũ sales và marketing dễ dàng và hiệu quả hơn. 

phần mềm CRM quản lý dữ liệu

Qua đây, các bạn có thể tham khảo thêm phần mềm Onsales CRM. Phần mềm được thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, là giải pháp doanh nghiệp quản trị tập trung, hiệu quả và đột phá trong doanh thu. Với lợi thế cạnh tranh về giá và đầy đủ những tính năng cần thiết như quản lý khách hàng, quy trình bán hàng trực quan, báo cáo và thực hiện cuộc gọi… Onsales sẽ là một lựa chọn thích hợp cho doanh nghiệp của bạn. 

Ngoài ra, công cụ Onsales CRM còn có bản dùng thử miễn phí cùng nhiều ưu đãi khác. Hãy trải nghiệm và khám phá công cụ quản trị kinh doanh hàng đầu Việt Nam tại website Onsales CRM

Bài viết liên quan: